中小企業(yè)如何精準(zhǔn)選型ERP，避免“踩雷”？今天，我們帶著下面幾個(gè)問題，一起探討企業(yè)ERP系統(tǒng)選型技巧！
本文帶您詳細(xì)了解：
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一、哪些企業(yè)需要上ERP？ 二、企業(yè)自身的需求是什么？ 三、ERP系統(tǒng)應(yīng)該具備哪些功能？ 四、預(yù)算有限怎么辦？ 五、數(shù)據(jù)安全能否保障？ 六、供應(yīng)商可靠嗎？ 七、ERP系統(tǒng)集成能力強(qiáng)不強(qiáng)？ 八、ERP系統(tǒng)的可擴(kuò)展性如何？ |
本人深耕ERP/進(jìn)銷存行業(yè)領(lǐng)域15年，這里將有100多個(gè)管理方法的干貨科普，覆蓋商貿(mào)批零、工貿(mào)制造、工程項(xiàng)目等行業(yè)，歡迎了解：
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01
哪些企業(yè)需要上ERP？
（一）商貿(mào)行業(yè)
商貿(mào)企業(yè)主要從事商品的貿(mào)易流通，商品種類繁多、供應(yīng)商和客戶數(shù)量龐大，且市場需求變化迅速。從供應(yīng)商采購商品，再將商品銷售給客戶。這中間涉及商品采購、庫存管理、銷售訂單處理等環(huán)節(jié)。比如專業(yè)批發(fā)商、煙酒茶商貿(mào)公司、百貨商行等。
（二）工貿(mào)行業(yè)
工貿(mào)行業(yè)兼具工業(yè)生產(chǎn)和貿(mào)易，既要管理生產(chǎn)流程，又要處理復(fù)雜的銷售與采購業(yè)務(wù)。其生產(chǎn)過程涉及原材料采購、生產(chǎn)計(jì)劃排程、質(zhì)量控制等多個(gè)環(huán)節(jié)，而貿(mào)易業(yè)務(wù)又需要處理客戶關(guān)系、訂單跟進(jìn)、物流配送等事務(wù)。比如定制家居、食品烘焙、門窗加工等。
（三）項(xiàng)目管理行業(yè)
服務(wù)行業(yè)的特點(diǎn)是以提供專業(yè)服務(wù)為主，注重項(xiàng)目管理、客戶關(guān)系維護(hù)以及人力資源調(diào)配。比如土木工程建筑、中央空調(diào)安裝、廣告設(shè)計(jì)、教育培訓(xùn)等。
（四）零售行業(yè)
零售行業(yè)直接面向終端消費(fèi)者，具有交易頻繁、客流量大、商品銷售速度快等特點(diǎn)。比如休閑食品、服裝鞋帽、冰品水產(chǎn)等。
02
企業(yè)自身的需求是什么？
引入一款ERP系統(tǒng)能不能真的帶來好處，最關(guān)鍵就是看在選型前，企業(yè)有沒有明確自己的需求是什么。企業(yè)需要全面梳理自身業(yè)務(wù)流程，明確各部門間的協(xié)作關(guān)系。同時(shí)，深入分析企業(yè)當(dāng)前有哪些管理痛點(diǎn)。比如是否存在庫存積壓、缺貨成本高等問題？訂單處理是否高效、準(zhǔn)確？財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是否清晰、透明？從業(yè)務(wù)流程角度看，銷售、采購、庫存管理等環(huán)節(jié)有著不同的需求。例如，銷售部門可能更關(guān)注客戶關(guān)系管理與訂單跟蹤功能在ERP中的體現(xiàn)，而生產(chǎn)部門則更關(guān)注生產(chǎn)計(jì)劃、物料管理等模塊。
對(duì)于中小企業(yè)而言，只有深入了解業(yè)務(wù)流程的每一個(gè)環(huán)節(jié)和管理中的薄弱之處，才能選到真正滿足企業(yè)需求的ERP系統(tǒng)，避免盲目跟風(fēng)或過度投資，讓ERP系統(tǒng)在企業(yè)中發(fā)揮最大價(jià)值。
03
ERP系統(tǒng)應(yīng)該具備哪些功能？
企業(yè)在選型過程中，明確好自身的需求后，要全面了解ERP系統(tǒng)都具備哪些功能模塊，才能結(jié)合自身需求進(jìn)行適配，選對(duì)合適的ERP系統(tǒng)。
（一）采購管理
1.系統(tǒng)支持以銷定采、智能補(bǔ)貨等形式，完成自動(dòng)化的采購訂單生成與跟蹤，同時(shí)業(yè)務(wù)單據(jù)自動(dòng)審核、自動(dòng)流轉(zhuǎn)，提高效率并減少人為錯(cuò)誤。
2.ERP系統(tǒng)能夠管理采購價(jià)格，跟蹤不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)歷史，以便企業(yè)獲取最優(yōu)的采購價(jià)格。
3.系統(tǒng)支持采購暫估、采購損耗、銷售損耗、沖抵退貨等業(yè)務(wù)自動(dòng)處理，使成本利潤核算更精準(zhǔn)。同時(shí)，支持按商品數(shù)量比、價(jià)值比或費(fèi)用類型，進(jìn)行采購費(fèi)用分?jǐn)偂?/span>
（二）銷售管理
1.ERP系統(tǒng)的銷售管理功能涵蓋銷售流程的各個(gè)環(huán)節(jié)，從客戶信息的管理，到銷售機(jī)會(huì)的跟蹤、銷售訂單的處理以及發(fā)貨和售后服務(wù)的安排。比如在客戶報(bào)價(jià)時(shí)，快速準(zhǔn)確地生成報(bào)價(jià)單，根據(jù)不同客戶、產(chǎn)品和市場情況靈活定價(jià)。銷售訂單簽訂后，系統(tǒng)可以實(shí)時(shí)監(jiān)控銷售訂單狀態(tài)，確保按時(shí)發(fā)貨、收款等。
2.在拜訪管理模塊，管理者可以通過定位技術(shù)，實(shí)時(shí)掌握外勤人員的位置，了解他們的拜訪路線和拜訪客戶情況。同時(shí)，外勤人員可以通過移動(dòng)設(shè)備在系統(tǒng)中及時(shí)匯報(bào)工作進(jìn)展，如拜訪成果、客戶需求等，方便企業(yè)內(nèi)部的信息溝通和銷售決策調(diào)整。
3.系統(tǒng)提供銷售預(yù)測和分析工具，幫助企業(yè)更好地把握市場趨勢(shì)，優(yōu)化庫存和生產(chǎn)安排。
（三）庫存管理
1.系統(tǒng)能夠?qū)崟r(shí)監(jiān)控庫存水平，自動(dòng)預(yù)警缺貨或積壓商品，保持最佳庫存狀態(tài)。同時(shí)，能夠處理庫存調(diào)撥、盤點(diǎn)等操作，保證庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
2.支持WMS智能管理，優(yōu)化倉庫布局，規(guī)劃貨物存儲(chǔ)位置，提高倉庫空間利用率。實(shí)現(xiàn)精細(xì)化倉儲(chǔ)管理，包括貨物出入庫、智能分揀驗(yàn)貨、貨位盤點(diǎn)等功能。
3.對(duì)序列號(hào)、批次進(jìn)行嚴(yán)格管理，確保產(chǎn)品質(zhì)量追溯性，特別適用于食品、醫(yī)藥等行業(yè)。
（四）生產(chǎn)管理
1.系統(tǒng)能夠根據(jù)訂單需求和庫存情況靈活調(diào)整，制定詳細(xì)的生產(chǎn)計(jì)劃，最大化利用資源。
2.在生產(chǎn)過程中能夠實(shí)時(shí)監(jiān)控生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量數(shù)據(jù)，實(shí)時(shí)掌握生產(chǎn)線上的每一個(gè)環(huán)節(jié)，能夠自動(dòng)檢測異常數(shù)據(jù)與經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)并預(yù)警，快速響應(yīng)異常狀況。實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)過程的可視化和可控化。
3.系統(tǒng)管理生產(chǎn)物料的領(lǐng)用和消耗，支持智能領(lǐng)料策略，按齊套領(lǐng)料、按缺料請(qǐng)購，避免浪費(fèi)或缺貨。同時(shí)，支持BOM管理，包括有固定物料清單或無固定物料清單的組裝拆卸。
（五）財(cái)務(wù)管理
1.ERP系統(tǒng)應(yīng)將財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)深度融合。在業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，如銷售訂單生成、采購訂單下達(dá)的同時(shí)，自動(dòng)生成相應(yīng)的單據(jù)發(fā)票和財(cái)務(wù)憑證，形成準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)報(bào)表，簡化對(duì)賬流程，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新。
2.提供成本核算、票稅一體化、總賬管理、資金自動(dòng)化管理等功能，幫助管理者全面掌控企業(yè)的財(cái)務(wù)健康狀況，提高財(cái)務(wù)管理效率。
3.支持多維度報(bào)表分析，如應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、成本、利潤等報(bào)表分析，為決策提供準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)依據(jù)。
（六）項(xiàng)目管理
1.在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，系統(tǒng)跟蹤項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目中的風(fēng)險(xiǎn)并預(yù)警，確保項(xiàng)目按時(shí)按質(zhì)完成，提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率。
2.系統(tǒng)提供預(yù)算管控功能，支持預(yù)算編制，實(shí)時(shí)在線按項(xiàng)目嚴(yán)格控制，及時(shí)防范超預(yù)算。對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行過程中涉及的材人機(jī)料費(fèi)成本，按項(xiàng)目實(shí)時(shí)歸集核算，便于成本控制。
3.系統(tǒng)能夠自動(dòng)生成項(xiàng)目看板、項(xiàng)目簡報(bào)，實(shí)時(shí)提供項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度、收入合同、支出合同等項(xiàng)目關(guān)鍵數(shù)據(jù)，幫助管理者實(shí)時(shí)掌控項(xiàng)目經(jīng)營情況，為決策提供科學(xué)的數(shù)據(jù)依據(jù)。
（七）客戶管理
1.建立完整的客戶檔案，定期與客戶進(jìn)行拜訪互動(dòng)，深入了解客戶需求，維護(hù)客戶關(guān)系。
2.通過對(duì)客戶進(jìn)行分層經(jīng)營，提供個(gè)性化的營銷和服務(wù)方案，增強(qiáng)客戶滿意度和忠誠度。
3.支持多渠道客戶接觸點(diǎn)的整合，如社交媒體、郵件、短信等，實(shí)現(xiàn)全方位的客戶服務(wù)。
（八）經(jīng)營分析
1.ERP系統(tǒng)提供豐富的數(shù)據(jù)分析報(bào)表和工具，如銷售業(yè)績、客戶分析、利潤報(bào)表等。通過數(shù)據(jù)可視化展示，企業(yè)能夠直觀地了解各項(xiàng)業(yè)務(wù)的運(yùn)行情況，發(fā)現(xiàn)潛在問題并及時(shí)調(diào)整策略。
2.系統(tǒng)支持移動(dòng)端訪問功能，管理者可以隨時(shí)隨地查看關(guān)鍵指標(biāo)，幫助企業(yè)實(shí)時(shí)掌握運(yùn)營狀況，進(jìn)行經(jīng)營決策。
04
預(yù)算有限怎么辦？
中小企業(yè)在選型時(shí)，往往面臨預(yù)算有限的問題。在選型之前，中小企業(yè)需要先對(duì)ERP系統(tǒng)的成本有個(gè)全面的了解。ERP系統(tǒng)的成本不僅包括軟件購買費(fèi)用，還涉及實(shí)施、培訓(xùn)、維護(hù)等多方面開支。
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軟件購買成本：不同品牌、不同功能模塊的 ERP 軟件價(jià)格差異較大，從幾萬到數(shù)百萬不等，一些大型企業(yè)級(jí)的 ERP 系統(tǒng)功能全面但價(jià)格高昂，可能超出中小企業(yè)的承受范圍。
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實(shí)施成本：包括系統(tǒng)安裝、配置、數(shù)據(jù)遷移以及員工培訓(xùn)等方面的費(fèi)用。
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后期維護(hù)成本：ERP系統(tǒng)需要持續(xù)的維護(hù)以確保其穩(wěn)定運(yùn)行，如系統(tǒng)更新、漏洞修復(fù)等，這可能需要企業(yè)投入技術(shù)人員或者支付供應(yīng)商的維護(hù)費(fèi)用。另外，如果是本地部署的ERP系統(tǒng)，還需要考慮硬件成本，包括服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等硬件設(shè)施的購買、維護(hù)和升級(jí)成本。
對(duì)于預(yù)算有限的中小企業(yè)，云ERP是一個(gè)不錯(cuò)的選擇。它采用訂閱付費(fèi)模式，企業(yè)可以根據(jù)自身需求靈活選擇所需的模塊和服務(wù)級(jí)別，降低了初期投入成本。同時(shí)，云ERP的維護(hù)升級(jí)由服務(wù)商負(fù)責(zé)，減輕了企業(yè)的運(yùn)維負(fù)擔(dān)。培訓(xùn)方面，云ERP供應(yīng)商一般會(huì)提供在線培訓(xùn)資料，降低了培訓(xùn)的人力成本。
05
數(shù)據(jù)安全能否保障？
在日常運(yùn)營中，數(shù)據(jù)可能會(huì)因?yàn)楦鞣N意外情況而面臨丟失風(fēng)險(xiǎn)，如硬件故障、軟件錯(cuò)誤、人為操作失誤甚至是自然災(zāi)害等。同時(shí)，數(shù)據(jù)傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全風(fēng)險(xiǎn)也無處不在。在ERP選型中，數(shù)據(jù)能否安全加密和備份是重中之重。除了數(shù)據(jù)備份和加密外，權(quán)限設(shè)置也是保障數(shù)據(jù)安全的關(guān)鍵一環(huán)。中小企業(yè)在選擇ERP系統(tǒng)時(shí)，還要關(guān)注系統(tǒng)是否具備靈活的權(quán)限設(shè)置功能，能夠根據(jù)不同崗位和職責(zé)，為員工分配不同的系統(tǒng)訪問權(quán)限。
數(shù)據(jù)安全是中小企業(yè)在選擇ERP系統(tǒng)時(shí)不可忽視的重要因素。通過關(guān)注數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、數(shù)據(jù)加密以及權(quán)限設(shè)置等關(guān)鍵功能，中小企業(yè)可以構(gòu)建起一道堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)安全防線，確保企業(yè)數(shù)據(jù)的安全性和完整性。
06
供應(yīng)商可靠嗎？
ERP系統(tǒng)在使用過程中難免會(huì)遇到技術(shù)問題，如系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)傳輸錯(cuò)誤等。中小企業(yè)在選擇供應(yīng)商時(shí)，需要評(píng)估供應(yīng)商是否提供全面的技術(shù)支持服務(wù)，包括系統(tǒng)安裝、配置、故障排除和性能優(yōu)化等。在系統(tǒng)實(shí)施過程中提供全程指導(dǎo)，并具備快速響應(yīng)機(jī)制。中小企業(yè)在選擇ERP供應(yīng)商時(shí)，要了解其售后服務(wù)體系是否完善，優(yōu)質(zhì)的售后不僅僅局限于問題解決，還包括定期回訪、用戶培訓(xùn)和技術(shù)更新等內(nèi)容。
在選型之初，中小企業(yè)需要廣泛收集市場信息，了解各ERP供應(yīng)商的口碑。一個(gè)擁有良好口碑的供應(yīng)商，往往也意味著其產(chǎn)品性能穩(wěn)定、服務(wù)質(zhì)量高，能夠?yàn)槠髽I(yè)提供持續(xù)的技術(shù)支持和售后服務(wù)。中小企業(yè)要慎重選擇可靠的ERP供應(yīng)商，一個(gè)可靠的ERP供應(yīng)商，不僅關(guān)乎系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，更直接影響到企業(yè)未來的數(shù)字化轉(zhuǎn)型之路。
07
ERP系統(tǒng)集成能力強(qiáng)不強(qiáng)？
在企業(yè)的日常運(yùn)營中，往往不是僅靠一個(gè)ERP系統(tǒng)就能解決所有業(yè)務(wù)問題的。企業(yè)通常已經(jīng)在使用多種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如財(cái)務(wù)軟件、辦公自動(dòng)化軟件、客戶關(guān)系管理軟件等。上線ERP系統(tǒng)，就需要考慮ERP系統(tǒng)能否集成其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間的無縫對(duì)接與高效協(xié)同。比如，當(dāng)ERP系統(tǒng)與CRM系統(tǒng)成功集成后，銷售團(tuán)隊(duì)在CRM系統(tǒng)中錄入的客戶訂單信息能夠?qū)崟r(shí)同步至ERP系統(tǒng)，ERP據(jù)此自動(dòng)生成生產(chǎn)計(jì)劃、安排物料采購與調(diào)度庫存，確保產(chǎn)品按時(shí)交付，極大地提升了訂單處理速度與客戶滿意度。同時(shí)，ERP中的產(chǎn)品庫存數(shù)據(jù)、交貨信息等也能反饋至CRM，讓銷售人員對(duì)客戶的詢問能及時(shí)給予精準(zhǔn)回應(yīng)，增強(qiáng)客戶服務(wù)質(zhì)量。
而ERP系統(tǒng)的集成能力很大程度上取決于其系統(tǒng)架構(gòu)。中小企業(yè)在選擇ERP系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)優(yōu)先考察其系統(tǒng)架構(gòu)是否開放，是否提供開放的API接口，支持與企業(yè)內(nèi)部其他系統(tǒng)或第三方應(yīng)用的集成。
08
ERP系統(tǒng)的可擴(kuò)展性如何？
中小企業(yè)在不斷發(fā)展過程中，業(yè)務(wù)拓展是必然趨勢(shì)。隨著企業(yè)業(yè)務(wù)范圍的擴(kuò)大，可能會(huì)涉足新的市場、新的產(chǎn)品領(lǐng)域或者新的業(yè)務(wù)模式。在選擇ERP系統(tǒng)時(shí)，中小企業(yè)還要考慮系統(tǒng)的未來發(fā)展?jié)摿Γ?strong>是否具備模塊化的設(shè)計(jì)，是否可以靈活擴(kuò)展功能模塊。
比如一家原本在本地從事服裝加工的小企業(yè)，隨著品牌知名度的提升，計(jì)劃開拓線上銷售渠道，并增加配飾、家居用品等產(chǎn)品線，同時(shí)在其他城市開設(shè)專賣店。這時(shí)，ERP系統(tǒng)若具備良好的可擴(kuò)展性，就能增加功能模塊，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求。它可以迅速添加線上商城模塊，實(shí)現(xiàn)線上線下訂單管理、庫存同步；能夠增加多品類商品管理模塊，包括不同產(chǎn)品的屬性、成本核算等功能擴(kuò)展；還可以增加多門店管理功能模塊，方便對(duì)異地店鋪的運(yùn)營數(shù)據(jù)進(jìn)行集中監(jiān)控與分析。
