閱讀本文你將詳細了解：
一、什么是企業(yè)報銷系統(tǒng)？
二、企業(yè)報銷系統(tǒng)包含哪些核心功能？
三、企業(yè)報銷中潛藏著哪些風險？
四、如何降低企業(yè)報銷中的風險？
五、好用的報銷系統(tǒng)推薦
在企業(yè)日常運營中，報銷是個繞不開的話題，本文從數(shù)字化系統(tǒng)的角度，分拆員工、財務(wù)會計、管理者（老板）三個視角來介紹如何應(yīng)用系統(tǒng)解決企業(yè)報銷的痛點問題。
一、什么是企業(yè)報銷系統(tǒng)？
每個企業(yè)都會產(chǎn)生各種各樣的費用，比如差旅費、招待費、辦公用品費等，其中很多費用都是要走員工先墊付+后向企業(yè)報銷流程的。
過去沒有系統(tǒng)支持的時候，報銷耗時費力是今天不能想象的：手工逐個填表、一張張復印發(fā)票，經(jīng)過層層審批、財務(wù)對賬后還需要人工記錄。流程繁瑣，而且容易出錯。為了簡化和規(guī)范這些流程，才會有現(xiàn)在的企業(yè)報銷系統(tǒng)。
企業(yè)報銷系統(tǒng)是一個集成化的軟件解決方案，主要是通過線上化、數(shù)字化的方式，將整個報銷流程從提交申請、審批、對賬到付款的各個環(huán)節(jié)打通，幫助企業(yè)大幅提高報銷效率，減少人工操作和潛在的錯誤，同時也為企業(yè)財務(wù)部門提供了數(shù)據(jù)化的支持，幫助他們更好地管理和分析費用數(shù)據(jù)。
那么通常一個好的企業(yè)報銷系統(tǒng)，應(yīng)該具備哪些功能呢？
二、企業(yè)報銷系統(tǒng)包含哪些核心功能？
企業(yè)報銷系統(tǒng)看上去功能繁多，但其實真正核心的模塊就下面這幾個：
1、費用申請和審批：員工可以通過系統(tǒng)提交費用申請，附上電子發(fā)票或憑證，并選擇對應(yīng)的費用類型和項目。審批者可以在線查看申請的詳細信息，并進行快速審核或退回修改。
2、電子發(fā)票管理：系統(tǒng)通常支持上傳、掃描和識別電子發(fā)票，并根據(jù)發(fā)票內(nèi)容自動填充報銷申請表，大大簡化了員工的報銷流程。
3、費用政策合規(guī)性檢查：系統(tǒng)可以根據(jù)企業(yè)的費用報銷政策，自動檢查員工提交的申請是否符合規(guī)定，例如差旅費是否超過標準、某類費用是否符合報銷條件等。
4、費用對賬和核算：報銷申請審批通過后，系統(tǒng)會自動生成相應(yīng)的會計憑證，方便財務(wù)部門進行核算和對賬。系統(tǒng)還可以集成到企業(yè)的ERP系統(tǒng)，直接同步費用數(shù)據(jù)。
5、財務(wù)數(shù)據(jù)分析：系統(tǒng)會對企業(yè)的報銷數(shù)據(jù)進行匯總和分析，生成各類數(shù)據(jù)報告，幫助企業(yè)更好地了解費用支出情況、發(fā)現(xiàn)潛在的節(jié)省空間、制定更合理的預算和政策。
6、集成支付：部分高級報銷系統(tǒng)可以直接與支付系統(tǒng)集成，自動將報銷款項支付給員工，無需人工處理付款。
具備了這些功能，才能算是一個合格的報銷系統(tǒng)，任一環(huán)節(jié)缺失都可能造成流程上的割裂，達不到最終期待的效果。
那么我們回到實務(wù)，企業(yè)報銷都會存在哪些問題呢？
三、企業(yè)報銷中潛藏著哪些風險？
費用報銷這件事，同時會涉及到員工、財務(wù)會計和管理者（老板），三方遇到的問題各不相同，但對企業(yè)而言都會潛藏著風險。
員工看報銷：報銷煩、意見大、效率低
1、報銷流程繁瑣
員工出差回來后，面對一堆發(fā)票和表格，經(jīng)常感到不知所措。報銷流程通常要求員工手工填寫報銷單、貼單據(jù)、計算金額，然后提交審批。若填寫錯誤，報銷單還會被退回重填。整個流程不僅繁瑣，還需要耗費大量時間，嚴重影響員工的工作效率和積極性。
2、異地報銷困難
對于出差的業(yè)務(wù)人員來說，異地報銷尤為麻煩。因為許多企業(yè)設(shè)定了報銷時限，員工必須在限定時間內(nèi)提交發(fā)票，否則就無法報銷。很多時候，業(yè)務(wù)人員無法及時回到公司報銷，只好專程中途返回，耽誤工作，增加了企業(yè)的差旅成本。
3、票據(jù)管理難
發(fā)票丟失也是員工的一大痛點。業(yè)務(wù)人員經(jīng)常因為丟失發(fā)票而焦頭爛額，浪費大量時間尋找補辦。他們不得不聯(lián)系財務(wù)、找對方公司、寫證明材料，甚至重新補發(fā)票，導致正常工作也受到影響。同時企業(yè)內(nèi)部資源也會因為這類問題而被浪費。
財務(wù)看報銷：審核難、心里苦、做賬累
1、驗真查重難
財務(wù)會計需要對收到的報銷發(fā)票進行真?zhèn)尾轵灒僮鬟^程繁瑣。為了證明自身操作無誤，財務(wù)會計通常需要在發(fā)票查驗系統(tǒng)上打印查驗單，并附在發(fā)票后面作為證明材料。如果沒有這類查驗單，財務(wù)會計很難證明自己已查驗過。
在電子發(fā)票時代，重復報銷的問題更為突出。員工可能會用同一張電子發(fā)票多次報銷，財務(wù)會計只能通過人工比對發(fā)票內(nèi)容來確保發(fā)票不重復。這增加了審核的工作量和難度。
2、發(fā)票存檔難
按照國家要求，電子發(fā)票和銀行回單等電子會計憑證必須進行電子存檔。會計人員通常需要自己建文件夾，然后手工將報銷發(fā)票進行存檔。整個過程費時費力，而且存檔資料也不好查找，容易遺忘。
3、做賬統(tǒng)計難
不同的業(yè)務(wù)性質(zhì)和項目開支，需要不同的賬務(wù)處理。會計人員在處理報銷時，必須先分析報銷內(nèi)容，然后手工錄入會計憑證。錄入完會計科目后，還需要手動關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)和項目等輔助核算。整個過程不僅繁瑣，還容易出錯，給會計人員帶來很大的工作負擔。
管理者看報銷：控不住，壓力大，經(jīng)營難
1、報銷的水分多，成本費用難管控
對于企業(yè)管理者而言，報銷費用中的水分讓他們頭疼不已。例如，員工的招待費和差旅費中可能混雜了不必要的支出，但在傳統(tǒng)報銷流程中，這類問題難以發(fā)現(xiàn)，導致企業(yè)成本失控。
2、費用支出不夠細，報銷環(huán)節(jié)有漏洞
管理者往往無法獲得詳細的費用支出數(shù)據(jù)。會計提供的報表通常只提供了大致的費用分布信息，而對于具體的人員、部門、項目和業(yè)務(wù)的支出情況則缺乏足夠的細節(jié)。在粗放的報銷管理模式下，企業(yè)存在許多報銷漏洞，難以精準管控費用。
四、如何降低企業(yè)報銷中的風險？
為了應(yīng)對上述風險，優(yōu)化報銷流程+引入報銷系統(tǒng)是目前大多數(shù)企業(yè)的主流做法，一方面讓報銷政策和管理機制更合理，一方面讓數(shù)字化系統(tǒng)代替人工低效，整體策略分四點：
1、引入企業(yè)報銷系統(tǒng)
企業(yè)報銷系統(tǒng)可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)報銷流程數(shù)字化、自動化。員工可以通過系統(tǒng)提交報銷申請，附上電子發(fā)票或憑證，審批者可以在線審批。
系統(tǒng)還能根據(jù)企業(yè)政策自動檢查申請的合規(guī)性，防止違規(guī)報銷。同時，系統(tǒng)還會匯總和分析報銷數(shù)據(jù)，生成詳細的報表，為管理者提供清晰的費用支出信息。
2、制定合理的報銷政策
根據(jù)自身實際情況，制定合理的報銷政策。例如，明確規(guī)定差旅費、招待費等費用的報銷標準，設(shè)定發(fā)票提交時限等。此外，企業(yè)應(yīng)加強員工對報銷政策的理解和執(zhí)行，確保每個人都能清楚知道自己的權(quán)利和義務(wù)。
3、加強內(nèi)控與審計
加強內(nèi)部控制，確保報銷流程的透明性和合規(guī)性。例如，設(shè)置多級審批機制、隨機抽查報銷單據(jù)、定期審計費用報表等，防止報銷中的違規(guī)和舞弊行為。
4、提升數(shù)據(jù)化管理水平
通過引入先進的報銷系統(tǒng)，企業(yè)可以獲得全面、實時的報銷數(shù)據(jù)。這有助于企業(yè)更好地分析費用支出情況，發(fā)現(xiàn)問題，制定更科學的費用管理策略。而數(shù)據(jù)化管理還能幫助企業(yè)優(yōu)化成本結(jié)構(gòu)，提高整體盈利能力。
策略明確了，還需要找個一款合適的軟件系統(tǒng)來執(zhí)行落地策略，下面小編給大家推薦一款不錯的報銷系統(tǒng)~
五、好用的報銷系統(tǒng)推薦
不管是員工、財務(wù)還是管理者遇到的問題，用友好會計推出的“小暢報銷”系統(tǒng)都可以有效解決：
員工端：移動端便捷報銷體驗
1、多種方式提取發(fā)票，自動創(chuàng)建發(fā)票抬頭
無論你手上拿的是電子發(fā)票還是紙質(zhì)發(fā)票，小暢報銷都能幫你輕松提取發(fā)票信息，自動生成發(fā)票抬頭：
目前支持有六種方式：
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微信卡包：從微信卡包中提取電子發(fā)票，自動獲取源文件信息。
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掃一掃：掃描發(fā)票二維碼，即可提取發(fā)票全票面信息。
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拍照識別：拍照上傳火車票、機票、打車票或費用票據(jù)，系統(tǒng)可識別全票面信息。
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郵箱取票：從郵箱中直接提取電子發(fā)票，同時還提取源文件。
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手工錄入：錄入發(fā)票號碼和代碼，系統(tǒng)自動獲取完整信息。
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滴滴取票：與滴滴合作，打車消費后在線開票，可直接提取到小暢報銷。
2、報銷單一鍵生成
通過搜索始發(fā)地、目的地和時間段，系統(tǒng)可以自動圈定報銷單據(jù)。報銷單根據(jù)票據(jù)智能生成，無需手動錄入費用明細和金額。
3、一鍵提交，無需貼票
票據(jù)會自動掛接到報銷單上，員工無需粘貼發(fā)票或反復確認，電子發(fā)票可以直接提交財務(wù)審核，節(jié)省大量時間。
財務(wù)端：隨時隨地多端管理與智能核算
1、靈活定制報銷單
小暢報銷提供了靈活的定制選項：
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不限數(shù)量地定制不同類型的報銷單，如差旅報銷單、費用報銷單、付款申請單等。
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可定制報銷單模板和費用類型，每張單據(jù)最多可設(shè)置10個費用類型。
2、自定義審批流
系統(tǒng)允許按照報銷單類型自定義審批流程：
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根據(jù)報銷單類型設(shè)置默認審批流，直接使用。
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支持多條件、多角色審批，包括按角色、部門負責人、指定人員、項目分類、金額等條件設(shè)置不同流程。
3、一站式報銷工作臺
報銷工作臺集成了不同的管理工具：
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分類顯示不同任務(wù)的報銷單。
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支持集中批量處理待辦任務(wù)和綜合查詢。
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支持批量支付，記錄企業(yè)款項流向，確保錢賬兩清。
4、報銷單詳情與歷史查詢
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支持多條件查詢報銷單據(jù)。
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可在線查看單據(jù)狀態(tài)和詳情，追溯報銷明細。
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支持查看審批歷史和員工的報銷單歷史數(shù)據(jù)。
5、在線審批
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系統(tǒng)智能完成發(fā)票驗真查重，無需手工操作，防止重復報銷。
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報銷單審批流程在線顯示，員工、會計和管理者一目了然。
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電腦端和手機端均可操作，審批消息實時接收。
6、智能財務(wù)核算
可進行兩種核算方式（直接生成憑證或先生成費用單，再生成憑證）的設(shè)置，如果僅為財務(wù)核算可使用用友好會計直接由報銷單生成憑證，不需要單獨設(shè)置。如果是業(yè)財一體業(yè)務(wù)，可以根據(jù)業(yè)務(wù)單據(jù)量進行對應(yīng)設(shè)置，以進行精細管理。
7、電子發(fā)票歸檔
支持電子發(fā)票PDF和OFD兩種格式的文件歸檔?？砂窗l(fā)票日期進行歸檔，方便備查。
8、費用分析與管控
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多維度報表：自定義報銷單明細表、統(tǒng)計表和交叉表。支持保存不同查詢方案，滿足個性化需求。
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圖形展現(xiàn)：實時顯示費用支出，助力企業(yè)經(jīng)營決策。支出合規(guī)透明，確保費用精細化管控。
管理者視角：全面掌控報銷流程
1、審批流一目了然
管理者可以在線查看每個報銷單的審批流，方便掌握審批進度，確保報銷流程透明高效。
2、精細化財務(wù)核算
系統(tǒng)支持根據(jù)報銷單直接生成憑證，也可以生成費用單后再生成憑證，確保管理者可以選擇最合適的方式進行核算。
3、報銷數(shù)據(jù)分析與報告
小暢報銷提供多維度的報表和圖表，幫助管理者全面掌握企業(yè)的費用支出情況。管理者可以通過自定義的報表和統(tǒng)計表，深入了解費用支出，制定更科學的管理策略。
除此之外，用友好會計推出的這款小暢報銷還在安全合規(guī)，報銷流程簡化上下了不少功夫：
1、100%合規(guī)
小暢報銷完全符合國家數(shù)電票的電子化報銷、支付、入賬和歸檔等政策要求，為企業(yè)財務(wù)人員提供合規(guī)操作的證據(jù)，確保報銷流程符合各部門的審計和核查要求。
2、降本增效
通過智能化管理模式，小暢報銷將報銷流程中的每一環(huán)節(jié)規(guī)范化，將發(fā)票收取、查驗和歸檔等工作效率提高80%，成本降低60-80%。
3、防范風險
系統(tǒng)優(yōu)化報銷管理流程，確保報銷數(shù)據(jù)真實、完整、準確，防止重復報銷和入賬，降低稅務(wù)風險。
4、提能提效
通過取、用、審、算、存的便捷管理方式，小暢報銷減少了員工的工作量，并為管理者提供清晰、及時、細致的管理分析報表。
小暢報銷系統(tǒng)通過其強大的功能、智能化的流程和高效的管理方式，為企業(yè)報銷流程提供了一站式解決方案。無論你是員工、會計還是管理者，小暢報銷都能顯著改善你的報銷體驗。
